FAQ
Antworten auf häufig gestellte Fragen
Allgemein
Systemvoraussetzungen
Lizenzierung, Updateversorgung & Preisgestaltung
Erstellung & Validierung
Warnungen & Fehler
Anzeige & Darstellung
Nutzung für Deutsche Bahn und ZRE Bund
API
Archivspeichergröße
Sicherheit & Datenschutz
Support & Hilfe
Wie erhalte ich Support?
- Über das Kontaktformular auf der EinfachX-Website.
- Über den Menüeintrag „Kontakt“ in XCreator/XCloud
- Per E-Mail an support@einfachx.de
Wie werden meine Daten in der XCloud geschützt?
Alle Daten sind durch SSL-Verschlüsselung gesichert und werden DSGVO-konform in Deutschland gespeichert.
Für wie viele Rechnungen reicht der Speicher?
- XRechnungen ohne Anhänge: Bis zu 1 Million Rechnungen
- ZUGFeRD-Rechnungen: Etwa 10.000 – 20.000 Rechnungen
- Mit Anhängen: Speicherplatz hängt von der Dateigröße ab.
Wie kann ich die technischen Feld-IDs aus der „Spezifikation XRechnung Standard“ anzeigen lassen?
Innerhalb von Informations-, Warn- und Fehlermeldungen zeigt der XCreator bzw. die XCloud oftmals neben dem eigentlichen Feldnamen bzw. der technischen Bezeichnung ein Kürzel an (z.B. „BT-1“). Dieses Kürzel stellt die eindeutige ID des betreffenden Feldes dar, wie sie in der „Spezifikation XRechnung Standard“ aufgeführt ist. Über die Schaltfläche „Technische Feld-IDs aus ‚Spezifikation XRechnung Standard‘ anzeigen“, welche in jedem Schritt des Rechnungsformulars am unteren Ende enthalten ist, können diese IDs bei Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
Werden meine Rechnungsdaten an Dritte weitergegeben?
Nein. Die Verarbeitung durch XCreator/XViewer erfolgt lokal und offline. Die Daten werden nicht weitergeleitet.
Die Verarbeitung durch XCloud/XArchiv/XCorporate/XAPI erfolgt DSGVO-konform in einem deutschen Rechenzentrum. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Gibt es eine API für EinfachX?
Ja, eine API für die XCloud ist verfügbar. Eine API für den XCreator ist in Planung.
Welche Möglichkeiten bietet die API?
- Erstellung von XRechnungen mit Validierung durch den KoSIT-Validator.
- Optionales Überspringen der erweiterten Validierung für schnellere Rechnungserstellung
- Optionale Erstellung einer Kompaktvorschau
Welche Übertragungsmodell gibt es?
- SyntaxInvoice: Umfassend und flexibel, aber komplexer.
- SimplifiedInvoice: Einfacher und für Standardanforderungen optimiert
Wie sind die Übertragungsmodelle aufgebaut?
Genaue Infos zum Aufbau der API stellen wir in unseren API-Docs, sowie auf einer interaktiven Swagger-Seite zur Verfügung:
API-Docs: https://cloud.einfach-xrechnung.de/api-docs
Swagger: https://cloud.einfach-xrechnung.de/swagger
Für beide Invoice-Modelle stehen die API-Endpunkte „Get SampleRequest“ und Post Create“ zur Verfügung. Der SampleRequest-Endpunkt liefert einen Beispieldatensatz zurück, der als Body-Parameter für den Create-Endpunkt genutzt werden kann.
Sowohl die API-Docs als auch die Swagger-Seite ermöglichen den direkten Download des zu verwendenden Json-Schemas. Anhand dieses Schemas kann der clientseitige Code für die Datenklassen über gängige Tools für die meisten Programmiersprachen generiert werden.
Wie bekomme ich Zugang zur API?
Über den XCloud-Account kann ein API-Key erstellt werden. Wählen Sie dafür in Ihrem XCloud-Account im Bereich Profil -> API -> neu anlegen.
Wie wird die API-Nutzung berechnet?
Während der Einführung kostenlos, später über Volumentarife.
Kann ich die API ohne XCloud-Account nutzen?
Nein, ein XCloud-Account ist erforderlich, jedoch kein aktiver Zugangsschlüssel.
Kann XCreator für XRechnungen an den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE Bund) genutzt werden?
Ja. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie die XRechnung über die E-Mail-Adresse versenden, mit der Sie auch beim ZRA Bund registriert sind.
XRechnungen von anderen Absendeadressen werden vom ZRE Bund abgelehnt. Aus diesem Grund können XRechnungen an den ZRE Bund auch nicht direkt über die integrierte Versandfunktionalität der XCloud versendet werden.
Kann XCreator für XRechnungen an die Deutsche Bahn genutzt werden?
Ja. Bitte beachten Sie dabei die erweiterten Validierungsregeln der Deutschen Bahn:
- Für Dateianlagen sind ausschließlich eingebettete Dateien zulässig. Bitte lassen Sie im XCreator das Feld „URL“ einer Dateianlage frei.
- Eine XRechnung muss mindestens den Rechnungszeitraum oder das Lieferdatum enthalten. Bitte füllen Sie dazu das Feld „Lieferdatum“ oder die beiden Felder „Rechnungszeitraum“ im Abschnitt 3a des XCreators aus.
Warum funktioniert die Rechnungsvorschau nicht?
XCreator erstellt die Rechnungsvorschau in Form einer .html Datei. Nachdem XCreator die entsprechende Vorschau durch Klick auf den jeweiligen Button generiert hat, gibt XCreator die Anweisung an Windows, die Datei mit dem Standard-Webbrowser zu öffnen.
Nach einem Windowsupdate oder einer Neuinstallation von Windows kann es sein, dass der Standard-Webbrowser (erneut) festgelegt werden muss. Anschließend können Sie die Vorschaufunktion von XCreator wieder wie gewohnt nutzen.
Um einen Standard-Browser festzulegen, können Sie beispielsweise einer dieser Anleitungen folgen:
Welche Formate können angezeigt werden?
XRechnungen im UBL- und CII-Syntax.
Was bedeutet die Fehlermeldung „Ungültiger Content bei cac:Attachment“?
Überprüfen Sie die Dokumentenkennung der Dateianhänge und entfernen Sie leere Anlagen.
Gemäß der XRechnungsspezifikation muss jede Anlage über eine Dokumentenkennung verfügen.
Bitte überprüfen Sie Ihre Eingaben im Abschnitt „7- Anlagen“ und erstellen Sie die Rechnung erneut. Sofern sich bei der Bearbeitung der Anlagen leere Anlagen eingeschlichen haben, können diese einfach gelöscht werden.
Was bedeutet die Fehlermeldung „Bei der Angabe einer ‚Auftragsnummer‘ (BT-14) ist immer auch die Angabe einer ‚Bestellnummer‘ (BT-13) notwendig.“ oder die Fehlermeldung „Ein Dokument darf keine leeren Elemente enthalten.“?
Die Fehlermeldung kommt aus dem offiziellen KoSIT-Validator und besagt, dass die generierte XRechnung ein leeres Feld enthält, weshalb die Validierung fehl schlägt.
Derzeit sind „Auftragsnummer“ und „Bestellnummer“ technische so miteinander verknüpft, dass bei Angabe einer „Auftragsnummer“ (BT-14) immer auch die Angabe einer „Bestellnummer“ (BT-13) notwendig ist.
Auch wenn wir selbst damit nicht glücklich sind, müssen wir dies derzeit so umsetzen, da die resultierende XRechnung ansonsten nicht konform zur (technischen) Spezifikation wäre.
Wir stehen aktuell in Kontakt mit den für die Standards verantwortlichen Stellen, um in Zukunft eine bessere Lösung bieten zu können.
Kurzum: Falls Sie eine Auftragsnummer angeben, geben Sie bitte auch immer eine Bestellnummer an. Sofern Ihr Kunde es akzeptiert, können Sie bspw. auch ein „-“ als Bestellnummer eintragen.
Was hat es mit tolerierten Fehlern/Warnungen auf sich?
In seltenen Fällen gibt es Widersprüche im XRechnungs-Standard, die noch nicht final geklärt sind.
Insbesondere bei Rechnungstypen aus dem Bauwesen liefert der KoSIT Validator zum Teil zweideutige Ergebnisse.
Sofern Sie nach der Validierung eine Meldung mit folgendem Inhalt bzw. den Fehlercode BR-CL-01 angezeigt bekommen, können Sie die XRechnung i.d.R. trotzdem versenden:
„Das geprüfte Dokument enthält mindestens einen Fehler / eine Warnung. Es ist NICHT KONFORM zu den formalen Vorgaben. Es wird empfohlen das Dokument zu verarbeiten, da die vorhandenen Fehler/Warnungen derzeit toleriert werden.“
Falls Ihr Rechnungsempfänger die Rechnung ablehnt und es sich um eine XRechnung eines Rechnungstyps aus dem Bauwesen handelt, können Sie, nach Rücksprache mit dem entsprechenden Rechnungsempfänger, einen anderen Rechnungstype, z.B. „Rechnung“, verwenden.
Wie erstelle ich eine kaufmännische Gutschrift
- Um eine kaufmännische Gutschrift / einen Gutschein zu erstellen, muss im XCreator bzw. in der XCloud im ersten Abschnitt als Rechnungstyp „Gutschrift“ ausgewählt werden.
- Anders als bei Rechnungsberichtigungen (Rechnungstyp: „Korrigierte Rechnung“) ist hierbei KEIN Bezug auf eine vorhergehende Rechnung notwendig.
- Eine Gutschrift steht somit für sich und erhält KEIN negatives Vorzeichen vor dem Rechnungsbetrag.
Wie werden XRechnungen validiert?
Die Validierung erfolgt über den offiziellen KoSIT-Validator. Dieser erzeugt ebenfalls den Prüfbericht, welcher in der Nutzeroberfläche von EinfachX angezeigt werden kann.
Kann ich kumulative Abschlagsrechnungen erstellen?
Die Erstellung kumulativer Abschlagsrechnungen sind im XRechnungs-Standard leider nicht vorgesehen, sondern nur einfach Abschlagsrechnungen. Das Feld „Bereits gezahlter Betrag“ (BT-113) ist somit ebenfalls nicht für kumulative Abschlagsrechnungen gedacht.
Im Bereich „Referenz auf vorangegangene Rechnung“ (BT-25) können lediglich Rechnungsnummern inkl. Rechnungsdatum aufgelistet werden, um auf vorangegangene zugehörige Rechnungen zu verweisen.
Sofern Ihr Kunde es akzeptiert, können Sie derzeit über den „Umweg“ der Rechnungspositionen indirekt eine Art kumulative Abschlagsrechnung erzeugen. Technisch gibt es der Standard her, einen bereits bezahlten Teilbetrag als Rechnungsposition mit negativer Stückzahl anzugeben, was der Standard allerdings für diese Zwecke nicht vorsieht.
Wie erstelle ich eine Rechnungsberichtigung oder Stornorechnung?
- Um eine vorangegangene Rechnung zu berichtigen oder zu stornieren, muss im XCreator im ersten Abschnitt als Rechnungstyp „Korrigierte Rechnung“ ausgewählt werden.
- Zudem ist – ebenfalls im ersten Abschnitt – mindestens eine „Referenz auf vorangegangene Rechnung“ zu setzen.
- Zur Angabe einer negativen Rechnungsposition ist die Menge des Artikels mit einem negativen Vorzeichen zu versehen.
Muss ich den „Geschäftsprozess des Rechnungsempfängers“ angeben?
Nein, es sei denn, der Kunde gibt einen spezifischen Wert vor.
Was bedeutet das Feld „Elektronische Adresse (Technische Endpoint-ID)“?
Ab der XCreator-Version 4.0 ist die „Elektronische Adresse (Technische Endpoint-ID)“ (BT-34 bz.w BT-49) zwingend zu befüllen. Dies resultiert aus Vorgaben der KoSIT, die wir einzuhalten haben. Meist reicht es aus, eine entsprechende E-Mail-Adresse einzutragen.
Alternativ können Sie im Feld „Elektronische Adresse (Technische Endpoint-ID)“ (BT-34 bzw. BT-49) auch eine andere ID, wie z.B. die Leitweg-ID oder die USt-ID, eintragen, insbesondere wenn Sie von Ihrem Kunden dazu aufgefordert werden. In jedem Fall ist darauf zu achten, dass die eingetragene Elektronische Adresse dem ausgewählten Schema entspricht.
In welchem Format werden XRechnungen erstellt?
EinfachX XCreator erstellt XML-Dateien im UBL Syntax gemäß „Standard XRechnung“ herausgegeben durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Die derzeit aktuelle Version des XRechnungs-Standards ist „Version XRechnung 3.0.2“, kurz „XRechnung 3.0“. Diese Version ist seit 01.02.2024 gültig.
Die derzeit aktuelle Version des Standards ist unter folgendem Link aufrufbar:
https://xeinkauf.de/app/uploads/2024/07/302-XRechnung-2024-06-20.pdf
Weitere Informationen zum Thema XRechnung und Gültigkeitszeiträume der einzelnen Versionen werden ebenfalls auf der KoSIT-Website veröffentlicht:
https://xeinkauf.de/xrechnung/
EinfachX XCreator erstellt analog dazu zur Zeit XRechnungen der Version 3.0. Optional können auch XRechnungen der Versionen 2.3 (gültig bis 31.01.2024) oder 2.2 (gültig bis 31.07.2023) erstellt werden, sollte dies aus Kompatibilitätsgründen gewünscht sein.
Was passiert mit meinem XCloud-Zugang nach Ablauf des Jahres?
- Im Bereich „Profil“ der XCloud können Sie sehen, bis zu welchem Datum Ihr Zugang gültig und ihr Account aktiviert ist.
- Ist Ihr Zugang abgelaufen, wird Ihr Account deaktiviert. Dies bedeutet, Sie können keine weiteren XRechnungen erstellen. Ihre bisher gespeicherten Daten bleiben erhalten.
- Um Ihren Account wieder zu aktivieren und weitere XRechnungen zu erstellen, können Sie zu vergünstigen Konditionen einen neuen Jahreszugang erwerben. Im Profil Ihres XCloud Accounts finden Sie einen entsprechenden Rabattcode.
- Um unterbrechungsfreies Arbeiten zu gewährleisten, empfiehlt es sich, bereits vor Deaktivierung Ihres Accounts einen neuen Jahreszugang zu erwerben und zu aktivieren. Die verbleibenden Laufzeit Ihres bisherigen Zugangs wird dabei natürlich angerechnet und geht nicht verloren.
- Jahreszugänge können unter folgendem Link erworben werden: XCloud Jahreszugang erwerben
Wie erhalte ich weiterhin Updates für XCreator/XViewer?
- Um auch ab dem 13. Monat nach Lizenzkauf weiterhin auf dem neuesten Stand zu bleiben, können Sie Updatepakete für XCreator/XViewer zu erwerben.
- Kauf eines Updatepakets, dass weitere 12 Monate Updates ermöglicht.
- Dies kann beliebig oft wiederholt werden.
- Es empfiehlt sich, das Paket vor Ablauf der bisherigen Versorgung zu erwerben.
- Um eine unterbrechungsfreie Updateversorgung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, bereits vor Ablauf der 12 Monate ein neues Updatepaket zu kaufen und zu aktivieren. Die verbleibende Laufzeit Ihrer bisherigen Updateversorgung wird dabei natürlich angerechnet und geht nicht verloren.
- Updatepakete können unter folgenden Links erworben werden:
Was passiert nach Ablauf der 12-monatigen Updateversorgung für XCreator/XViewer?
- Die Software bleibt zeitlich unbegrenzt nutzbar.
- Weitere Updates sind nur mit einem zusätzlichen Updatepaket verfügbar.
Wozu berechtigt mich eine Lizenz für XCreator/XViewer?
- Der Kauf einer Lizenz für XCreator/XViewer berechtigt Sie (1 Benutzer) zum zeitlich unbegrenzten Einsatz der Software auf bis zu 3 Geräten
- „Benutzer“ bezieht sich in diesem Zusammenhang auf die (natürliche) Person, die die Software benutzt/anwendet und ist gleichzusetzen mit „Anwender“
- Soll die Software von 5 Mitarbeitern benutzt werden, handelt es sich um eine Nutzung durch 5 Benutzer/Anwender und es sind 5 Lizenzen erforderlich.
Schließe ich beim Kauf ein Abonnement mit automatisch wiederkehrenden Kosten ab?
Beim Kauf von XCreator, XViewer und XCloud entsteht kein Abo. Falls eine Lizenz zeitlich begrenzt ist (z.B. XCloud-Jahreszugang), muss sie aktiv verlängert werden.
Bei XArchiv und XCloud Corporate handelt es sich um Abonnements, die bis zu einer aktiven Kündigung jährlich berechnet werden. Eine Kündigung ist bequem über Ihr Kundenkonto möglich.
Ist zur Erstellung (XCreator), Anzeige oder Validierung (XCreator, XViewer) von XRechnungen eine Internetverbindung erforderlich?
Nein. Im Gegensatz zur Onlinedemo und zur XCloud sind die Vollversionen von EinfachX XCreator und XViewer offlinefähig.
Eine Internetverbindung ist lediglich zur Lizenzaktivierung nach der Installation und zum Herunterladen von Updates notwendig.
Erstellung, Anzeige und Validierung von XRechnungen erfolgt lokal und offline. Die Rechnungsdaten werden dabei nicht an uns oder sonstige Dritte gesendet.
Welche Systemvoraussetzungen werden für die EinfachX XCloud benötigt?
Ein aktueller Internetbrowser reicht aus. Neben der Nutzung auf Windows eignet sich die XCloud somit auch perfekt für maxOS, Linux, Android und iOS.
Welche Systemvoraussetzungen werden für XCreator und XViewer benötigt?
Mindestens erforderlich:
- Betriebssystem: Windows 10 Home
- Festplatte: 2GB freier Speicherplatz
Empfohlen:
- Betriebssystem: Windows 10 Pro oder neuer
- Bildschirmauflösung: FHD (1920×1080)
Gibt es eine Dokumentation für den EinfachX XCreator?
Ja. Die Dokumentation kann über das Navigationsmenü des XCreators, der XCloud, der Onlinedemo oder direkt hier aufgerufen werden.